Тайм-менеджмент + 15 советов по управлению временем

Что такое тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент – это комплекс методик, систем и правил, при выполнении которых достигается максимальная эффективность использования временных ресурсов.
Еще в древние времена люди поняли, что для того чтобы работа была сделана качественно и в оптимальные сроки, необходима четкая постановка целей и временных рамок выполнения.
За годы существования тайм-менеджмента было выработано несколько систем и техник.
Некоторые из них мы рассмотрим в данной статье, а пока остановимся на ключевых понятиях тайм-менеджмента.

Постановка четких целей.

Поставленные цели должны быть конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени. Достижимость, является очень важным моментом в постановке целей. То есть Вы должны осознавать реальность выполнения той или иной задачи, эффективность инструментов для ее выполнения, а также наличие ресурсов.

Планирование.

На этапе планирования важно определить список конкретных целей и совокупность действий, которые в оптимальные сроки приведут к их достижению. Именно за счет планирования, в разы увеличивается вероятность успеха.
Планирование классифицируется:
по срокам — долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное;
по сферам — маркетинговое, финансовое, производственное, научно-исследовательское и индивидуальное;
по объектам — продумывание целей, продумывание средств, исполнителей, программ и действий;
по охвату — общее и частичное.

Расстановка приоритетов.

Все задачи следует распределить по их важности и срочности выполнения. Когда приоритеты расставлены, можно приступать к формированию списка задач. Этот список и будет являться планом к достижению поставленной цели.

Пять систем управления временем.

SMART

Постановка цели по SMART

SMART – это одна их эффективных методик постановки целей.

Согласно нее все цели должны быть:

S: Specific – Конкретная цель.

Устанавливаем предмет цели, т.е. чего именно мы хотим достичь.
Например, увеличить чистую прибыль компании.

M: Measurable – Измеримая цель.

Решаем, в чем будет измеряться наша цель.
Например, увеличить чистую прибыль компании на 30%.

A: Attainable – Достижимая цель.

На данном этапе фиксируется, за счет чего будет достигнута поставленная цель. Производится оценка ресурсов и разработка методов достижения.
Например, увеличить чистую прибыль компании на 30% за счет улучшения финансовых условий работы с поставщиками и автоматизации рутинных задач в отделе продаж.

R: Relevant – Актуальная цель.

Поставленная цель не должна противоречить другим целям и текущим процессам, изменить которые не является возможным.
Например, сокращение штата разработчиков будет препятствовать процессу автоматизации бизнес-процессов.

T: Timeable – Цель ограниченная во времени.

Без установки сроков выполнения задач мы ставим под угрозу достижение цели. Необходимо указывать конкретную дату или период, в течение которого задача будет выполнена.
Например, увеличить чистую прибыль компании на 30% в 2025 году.

Диаграмма Гантта

Диаграмма Гантта

Диаграмма Гантта представляет собой список задач, сроки и время выполнения которых представлены в виде столбчатых диаграмм. Является очень эффективным и наглядным инструментом в планировании проектов.
По вертикальной оси размещаются задачи, а по горизонтальной временной промежуток. Столбцы наглядно демонстрируют, в какое время будет начата и закончена работа над конкретной задачей.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – это инструмент, который помогает определить важность и срочность дел. Визуально матрица представляет квадрат 2 на 2, все задачи в котором классифицируются следующим образом:

1. Срочные, Важные.

Задачи, имеющие наивысший приоритет и требующие немедленного решения. В большинстве случаев это основная операционная деятельность.

2. Важные, Несрочные.

В этом квадрате находятся хоть и не срочные, но задачи, которые являются основой деятельности. К ним можно отнести долгосрочную разработку стратегической деятельности компании.

3. Срочные, Неважные.

Задачи, которые не имеют измеримости и результата, но выполнением которых пренебрегать нельзя. Именно эти задачи можно делегировать другим сотрудникам или сервисам. Тем самым это позволит сосредоточиться на выполнении важных дел.

4. Неважные, Несрочные.

Здесь находятся дела, которые не приносят никакой пользы и не имеют ценности. Их вовсе можно отложить и не выполнять, т.к. всегда найдутся более важные задачи.

Закон Парето

Закон Парето, или принцип 80/20 – это правило, согласно которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата.
Согласно нему, лишь не большая, но важная часть действий приносит значительную часть запланированного результата. В то время как достижение 100% результата является не эффективным, т.к. подразумевает нерациональную трату временных и трудовых ресурсов.

Пирамида Франклина

Пирамида Франклина

Пирамида достижения целей по методике Франклина стоит из шести ступеней, от самых важных планов до ежедневных задач:

1. Жизненные ценности

В основе фундамента заложены жизненные ценности. Жизненные ценности – это набор моральных и материальных аспектов, которых человек придерживается при совершении своих действий и поступков.

2. Глобальная цель

После определения жизненных ценностей можно переходить к определению глобальной цели. Она состоит из важных достижений, которые человек решил реализовать в жизни.

3. Генеральный план

Генеральный план состоит из множества этапов, задач и поступков, которые приведут к достижению глобальной цели.

4. Долгосрочный план

В долгосрочный план попадают наиболее крупные задачи генерального плана, реализация которых занимает несколько лет.

5. Краткосрочный план

Постановка конкретных, предметных задач сроком от нескольких недель до нескольких месяцев.

6. План на день

Список действий выполняемых в течение дня. Каждый день выполняя верно поставленные задачи, Вы будете двигаться все ближе и ближе к достижению глобальной цели.

15 советов по управлению временем и достижению целей.

Советы по управлению временем

Сконцентрируйтесь на выполнении задачи.

Исключите вокруг себя отвлекающие и раздражающие факторы и предметы. Отключите на время телефон и электронную почту, закройте окно, избавив комнату от уличного шума. Максимально погрузитесь в суть задачи и ее выполнение.

Рутинные задачи предоставьте программам и сервисам.

Многие повседневные действия, которые повторяются множество раз вполне можно выполнять с помощью автоматизированных программ и сервисов. Например, можно один раз написать отчет, который будет собирать данные из нескольких источников, а не продолжать вручную копировать их и собирать потом в одном месте.

Расставляйте приоритеты.

Список задач формируйте начиная с самых важных и срочных. Часто оказывается так, что какие-то задачи оказываются настолько не важными, что дело до них никогда не доходит. Выстраивать приоритеты можо с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Научитесь отказывать.

Иногда стоит научиться говорит «нет». Невозможно продуктивно и результативно брать задачи сверх определенных норм. Берите только те задачи, на которые Вам точно хватит времени и сил.

Здоровый сон по 7-8 часов

Многие недооценивают такой важный момент в жизнедеятельности человека как полноценный, здоровый сон. Отдых необходим не только Вашему телу, но и сознанию и мыслям.

Приучите себя быть жаворонком.

Именно утренние часы считаются наиболее продуктивными. Порой уже до обеда получается выполнить столько дел, сколько не всегда делаешь и за день. Приучите себя рано вставать, но не забывайте про здоровый восьмичасовой сон.

Вовремя отключайте перфекционизм.

Порой, чтобы довести дело до идеала необходимо большое количество времени и сил. Научитесь вовремя понять, что дело выполнено на достаточно высоком уровне и все последующее внимание к задаче будет несопоставимо с результатом. Вспомните правило Парето.

Делегируйте часть работы.

В каждой деятельности есть часть задач, которые с успехом можно поручить другим людям. Без делегирования рутинной работы невозможно концентрироваться на по-настоящему важных задачах.

Не откладывайте на потом.

Многим знакомо чувство, когда у тебя появляется свободное время, но ты все равно не приступаешь к выполнению задачи, а откладываешь ее на неопределенное время. Необходимо выработать привычку, выполнять задачи сразу, тем самым Вы точно выполните задачу в срок и к тому же избавите себя от мыслей о ней.

Перерывы на отдых.

Между задачами или ее этапами прерывайтесь на отдых. Отвлекитесь от мыслей о работе, пройдите по комнате или улице, выпейте чашку кофе или чая.

Физические упражнения и тренировки.

Регулярно уделяйте время на выполнение физических упражнений. Нагрузка на мышцы и организм в целом дает плодотворное влияние на умственную деятельность. Она позволяет очистить разум и задуматься о глобальном и по-настоящему важном.

Правильное питание.

Диетологи рекомендуют употреблять преимущественно здоровую пищу. Также немаловажным является время приема еды и промежутки между ними. Важно выработать для себя диету, при которой Вы будете ощущать себя комфортно, а продуктивность в течение дня будет поддерживаться на максимально возможном уровне.

Используйте свободное время.

У каждого из нас ежедневно есть свободное время, которое можно использовать с пользой. Будь то очередь в больнице, ожидание друга или поездка в транспорте – слушайте аудиокниги и подкасты, читайте статьи и важные новости. Если у Вас имеется ноутбук и удаленный режим работы, то время можно провести максимальной пользой для своего дела.

Слушайте тишину.

В современном мире гаджетов и городской суеты очень трудно отвлечься и побыть в абсолютной тишине. Постарайтесь закрыться в кабинете или комнате, закройте глаза, расслабившись в кресле или кровати. Периодически повторяйте и возьмите в привычку данное упражнение.

Видео на тему: тайм менеджмент.

 

Подписаться
Уведомление о
0 Комментарий
Inline Feedbacks
View all comments